Språk

När vi skriver texter för Migrationsverkets digitala kanaler och tjänster utgår vi från Myndigheternas skrivregler, som är Språkrådets vägledning för alla som skriver inom offentlig verksamhet.

Där Migrationsverket är avsändare ska vi följa den tonalitet som tagits fram för hur vi skriver texter och vill uppfattats som myndighet. Migrationsverkets varumärke ska uttrycka en tonalitet som är tillgänglig, begriplig och ansvarstagande. Det innebär bland annat att vara saklig och informativ och att bemöta användaren med vänlighet och respekt. Genom att uttrycka oss enhetligt över gränserna för våra tjänster, bidrar vi till att våra användare känner tillit till oss som myndighet och får en tydlig bild av vad vi står för.

Vi använder oss av klarspråk, vilket betyder att vårt språk ska vara vårdat, enkelt och begripligt. En text som följer reglerna för klarspråk är skriven med begripliga ord, har en god struktur och är anpassad efter mottagarens behov.

Klarspråk

Med klarspråk menas texter som är skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk.

Vårdat - Språket ska vara rättstavat och grammatiskt korrekt. Tonen ska vara saklig och respektfull.

Enkelt - Undvik komplicerad meningsstruktur, ålderdomliga uttryck och förkortningar. Undvik också facktermer som mottagaren inte förstår och ofullständig information.

Begripligt - Tänk på läsaren när du bestämmer vilken information texten ska innehålla, i vilken ordning du tar upp saker och ting, hur du delar upp texten i stycken och hur du väljer rubriker.

Varför måste vi som myndighet använda klarspråk?

I språklagen står det att myndigheter, kommuner, regioner och annan offentlig verksamhet ska använda klarspråk. Att Migrationsverket använder klarspråk är viktigt av både rättssäkerhets- och demokratiskäl. Alla i samhället ska kunna förstå information från myndigheter.

Läs mer om Klarspråk för myndigheter

Tips på hur du skriver klarspråk

Hur skriver man på ett vårdat, enkelt och begripligt sätt? Med hjälp av dessa sex principer kan du se till att skriva bra texter på klarspråk.

1. Utgå från läsaren

• Texten ska utgå från läsarens behov och situation.
• Det ska framgå tydligt vad läsaren behöver veta och göra.
• Texten ska svara på läsarens frågor och förklara nästa steg.

Skriv

Du saknar behörighet
Du har ingen giltig behörighet för att använda applikationen. Vänd dig till din närmsta chef för att få behörighet till applikationen. Mejla eller ring helpdesk om du har behörighet, men ändå inte kommer in

Skriv inte

Behörighet saknas
Behörighet saknas för att starta applikationen

2. Börja med det viktigaste

• Inled texten med den viktigaste informationen
• Inled meningar och stycken med den viktigaste informationen
• Sammanfatta budskapet.

Kontext: Den här texten visas i e-tjänsten för arbetstagare som varit på besök hos en arbetsgivare och blivit erbjuden jobb.

Skriv

Om du har besökt en arbetsgivare i Sverige och fått en anställning kan du ansöka om arbetstillstånd utan att behöva lämna Sverige. Du får inte börja arbeta i Sverige innan du har fått ett arbetstillstånd.

Skriv inte

För att få uppehållstillstånd är huvudregeln att tillstånd ska vara beviljat innan inresa till Sverige. Det finns däremot några undantag. Du som har besökt en arbetsgivare i Sverige och fått en anställning kan ansöka om arbetstillstånd utan att behöva lämna Sverige.

3. Strukturera din text.

• Skriv kortfattat. Undvik information och detaljer som inte behövs.
• Använd tydliga rubriker och underrubriker.
• Om texten är lång, låt varje stycke bestå av endast ett ämne.
• Använd gärna punktlistor, faktarutor och diagram för att framhäva information.

Skriv

Viktigt att tänka på när du bifogar kopia av ditt pass:
Du ska skicka med kopior av de sidor i ditt pass som visar:

• personuppgifter
• giltighetstid
• utfärdandeland
• din namnteckning, om det finns ett fält för namnteckning
• om du har tillstånd att bo i andra länder än ditt hemland.

På kopiorna måste även siffror och tecken längst upp och längst ned på passidorna synas tydligt.

Tänk på att uppgifterna kan finnas på olika sidor i passet, det är därför viktigt att du kopierar alla sidor som behövs.

Det är viktigt att passet är undertecknat.

Skriv inte

Du ska skicka med kopior av de sidor i ditt pass som visar personuppgifter, giltighetstid, utfärdandeland, din namnteckning, samt uppgifter om du har tillstånd att bo i andra länder än ditt hemland. På kopiorna måste även siffror och tecken längst upp och längst ned på passidorna synas tydligt. Tänk på att uppgifterna kan finnas på olika sidor i passet, det är därför viktigt att du kopierar alla sidor som behövs. Det är viktigt att passet är undertecknat.

4. Tänk på ton och tilltal

• Texten ska ha ett direkt tilltal, "du" om den vänder sig till en person eller "ni" om det är flera.
• Benämn avsändaren som "vi", när det är tydligt vilka vi är.
• Texten ska ha en vänlig ton.

Skriv

Du har skickat in information till oss som visar att du har en fast anställning

Skriv inte

Enligt den information som inkommit till Migrationsverket har du en fast anställning.

5. Skriv enkla meningar

• Använda aktiva verb i stället för passiva.
• Skriv enkla meningar utan inskjutna bisatser. Dela upp meningen i två om den blir för lång.
• Undvik tvetydigheter.

Skriv

Om din situation förändras innan Migrationsverket har fattat beslut kan du komplettera din ansökan per post. Det kan till exempel vara att du har börjat arbeta, att du har avslutat dina studier eller att din familjesituation har förändrats.

Skriv inte

Om din situation förändras, till exempel att du har börjat arbeta, avslutat dina studier eller att din familjesituation har förändrats innan Migrationsverket har fattat beslut, kan du komplettera din ansökan per post.

6. Välj ord som läsaren förstår

• Använd moderna ord i stället för ålderdomliga
• Välj det enklare alternativet
• Förklara alla facktermer.
• Undvik förkortningar om det går.

Skriv	Skriv inte
få	erhålla/beviljas
lämna in/skicka in	inkomma med
om, på, till, för	avseende/beträffande
ska	skall
finnas	föreligga